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EL EMPRESARIO DEBERÁ INFORMAR AL TRABAJADOR DE LO QUE COTIZA POR ÉL Raquel Pascual Cortés – Cinco Días - Nuevas normas de inscripción y recaudación de la Seguridad Social - Se reduce de 6 a 3 días naturales el plazo para que las empresas comuniquen cambios en las nóminas a la Seguridad Social El pasado 25 de julio el Boletín Oficial del Estado (BOE) publicó un Real Decreto que incluía varios reglamentos con las nuevas normas de inscripción de los trabajadores en la Seguridad Social y recaudación. Estos reglamentos, que afectan fundamentalmente a las obligaciones de los empresarios, desarrollan el nuevo sistema de liquidación directa de las cotizaciones a la Seguridad Social. Se trata de un nuevo mecanismo que está siendo implantado progresivamente y según el cual los empresarios ya no se hacen una autoliquidación de las cotizaciones que pagan por sus empleados sino que es la propia Seguridad Social la que factura directamente a la empresa con los datos que esta le facilita. Según las novedades del Reglamento General de Recaudación, los empresarios deberán informar mensualmente a los trabajadores de lo que ingresan a la Seguridad Social por ellos en concepto de cotizaciones sociales. En concreto, el reglamento indica que “cuando tales datos se transmitan u obtengan por medios electrónicos, la obligación (del empresario) de informar se considerará cumplida mediante la colocación o puesta a disposición de los trabajadores, a través de la presentación en pantalla de ordenador o terminal informático, de los datos de sus archivos”. En definitiva, según explica la Seguridad Social, el empleador: “deberá poner a disposición de los empleados los recibos de cotización junto con las relaciones nominales y otros posibles ingresos de las cuotas”. Asimismo, otra de las obligaciones que cambiará a partir del 1 de septiembre será el plazo para que los empresarios comuniquen a la Seguridad Social cambios en las nóminas de sus trabajadores. En concreto, dicho plazo se reducirá de los actuales 6 días a “3 días naturales”. En ese periodo el empresario deberá comunicar a la Seguridad Social cualquier variación relacionada con la cotización del trabajador que se produzca, como por ejemplo las situaciones de baja laboral, las reducciones de jornada o la extinción del contrato o el cierre de la propia empresa. Solo habrá una excepción en la que se permitirá a la empresa hacer la comunicación en el plazo de 10 días naturales y será cuando lo que deba poner en conocimiento de la administración sea el cambio de la mutua de accidentes profesionales que gestiona las bajas de los empleados. Dicho esto, la Seguridad Social ha precisado que este acortamiento del plazo de las comunicaciones es posible “por el uso generalizado de medios electrónicos” en la relación entre las empresas y la Administración. Dificultades de gestión No obstante, fuentes del sector que se dedica a la gestión administrativa de recursos humanos en las empresas aseguran que esta medida dificultará su trabajo día a día y propiciará numerosas incidencias. Finalmente, una tercera novedad consistirá en que los profesionales encargados de realizar las nóminas e ingresar las cotizaciones deberán comunicar también a la Seguridad Social los códigos de los convenios colectivos que afecten a sus empleados. El objetivo de tener esta información sobre los convenios colectivos aplicables a cada trabajador es, según el Ministerio de Empleo, “contribuir a un cálculo más preciso de las cotizaciones”. Modificación del Artículo 25 del Real Decreto 1415/2004, de 11-6, por el que se aprueba el Reglamento General de Recaudación de la Seguridad Social Artículo 25. Justificantes de pago y deber de información de los empresarios. 1. El que efectúe un pago a la Seguridad Social conforme a lo dispuesto en este reglamento tendrá derecho a que se le entregue un justificante del pago realizado. 2. Los justificantes del pago serán, según los casos: a) Los recibos de liquidación de cotizaciones y otros documentos de ingreso de deudas con la Seguridad Social, debidamente diligenciados y validados por los colaboradores en la gestión recaudatoria. b) Los recibos expedidos por los órganos recaudadores o por los colaboradores en la gestión recaudatoria. c) Las certificaciones acreditativas del ingreso efectuado. d) Cualquier otro documento al que específicamente se otorgue carácter de justificante de pago por el Director General de la Tesorería General de la Seguridad Social. 3. Los empresarios y demás sujetos responsables del cumplimiento de la obligación de cotizar deberán conservar copia de los justificantes de pago durante un plazo de cuatro años. Cuando la liquidación de cuotas no se efectúe a través de medios electrónicos también deberán conservar, durante el mismo plazo, copia de los documentos de cotización presentados. 4. Los empresarios deberán informar a los interesados, dentro del mes siguiente a aquel en que proceda el ingreso de las cuotas, de los datos relativos a la cotización a la Seguridad Social y por conceptos de recaudación conjunta. Cuando tales datos se transmitan u obtengan por medios electrónicos, la obligación de informar se considerará cumplida mediante la colocación o puesta a disposición de los trabajadores, a través de la presentación en pantalla de ordenador o terminal informático, de los datos de sus archivos que, a tales efectos, serán considerados copia autorizada de las relaciones nominales de trabajadores, de los recibos de liquidación y, en su caso, de otros justificantes que acrediten el ingreso de las cuotas. En los demás casos, los empresarios deberán exponer, en los centros de trabajo y durante el período indicado en el primer párrafo de este apartado, un ejemplar de la relación nominal de trabajadores y del respectivo boletín de cotización, diligenciado y validado por el colaborador que corresponda en la gestión recaudatoria, o copia autorizada de ambos. Esta obligación podrá sustituirse poniendo de manifiesto dicha documentación a los representantes de los trabajadores durante el mismo período. 5. Los justificantes de pago expedidos por los colaboradores en la gestión recaudatoria surtirán para los responsables del pago los mismos efectos que si el ingreso se hubiera realizado en la Tesorería General de la Seguridad Social y, en consecuencia, quedarán liberados para con ésta, en la fecha de ingreso consignada en los justificantes, por el importe que figure en ellos. La posesión por los sujetos responsables del pago de los justificantes de éste expedidos por los colaboradores determinará la presunción de ingreso en la entidad, órgano o agente que expidió el justificante de pago. 6. El colaborador que recibiera el pago responderá de este desde la fecha de ingreso consignada en los justificantes de pago y por el importe que figura en éstos, y resultará responsable de los perjuicios causados en los términos que establezca la autorización o convenio de colaboración.
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